Lúc mình mới nhận chức danh nhân viên kinh doanh (sales executive) ở một công ty phân phối thiết bị văn phòng, mẹ mình hỏi: “Vậy con làm gì?”. Mình trả lời “bán máy photocopy”. Nói vậy chỉ đúng chừng một phần năm. Bốn phần còn lại là những việc không ai ghi trong tin tuyển dụng, và cũng là những việc quyết định tháng đó mình có đạt chỉ tiêu hay không.
Thay vì liệt kê đầu việc kiểu bản mô tả công việc, mình kể lại một ngày bình thường, rồi nói thêm về những gì nhà tuyển dụng hay đòi hỏi.
Buổi sáng của một người làm kinh doanh bắt đầu thế nào?
Khoảng 8 giờ, việc đầu tiên không phải gọi khách mà là mở phần mềm quản lý khách hàng. Công ty mình hồi đó dùng một bản CRM đơn giản, nhiều nơi khác dùng HubSpot, Salesforce hay chỉ một file Google Sheets chia sẻ. Mình lọc ra ai cần gọi lại hôm nay, ai đã nhận báo giá ba ngày mà chưa phản hồi, ai hẹn “đầu tháng sau tính”.
Sau đó là trả tin nhắn. Khách B2B ở Việt Nam nhắn Zalo rất nhiều, thường vào buổi tối. Một câu “em gửi lại chị bảng giá mực in loại cũ nhé” có thể nằm đó từ 10 giờ đêm qua. Trả chậm nửa ngày là khách đã hỏi bên khác.
Cuối buổi sáng có cuộc họp nhanh với trưởng nhóm, mười lăm phút, ai đang có đơn gì sắp chốt, đơn nào kẹt. Họp kiểu này mình từng thấy phiền, sau mới thấy nó giúp mình nhìn ra những đơn mình tự lừa mình là “sắp xong”.
Phần lớn thời gian trong ngày dành cho việc gì?
Cho việc tìm khách và theo đuổi khách. Đây là thứ phân biệt nhân viên kinh doanh với một người tư vấn đứng quầy: không ai tự bước vào cửa, mình phải đi tìm.
Tìm khách mới có nhiều cách tùy ngành. Bán thiết bị văn phòng thì mình đi dọc các tòa nhà, xin danh thiếp lễ tân, gọi tổng đài công ty hỏi ai phụ trách mua sắm. Bạn mình bán phần mềm nhân sự thì lọc danh sách doanh nghiệp theo quy mô rồi gửi email, gọi điện. Bạn khác làm vật liệu xây dựng thì chạy công trình, ngồi lán với chỉ huy trưởng. Kênh khác nhau nhưng việc giống nhau: biến một cái tên lạ thành một người chịu nghe mình nói năm phút.
Theo đuổi thì tốn sức hơn. Một khách doanh nghiệp hiếm khi chốt ở lần gặp đầu. Mình gửi báo giá, họ trình sếp, sếp hỏi thêm, kế toán muốn so ba bên, rồi lịch duyệt chi lùi sang quý sau. Mỗi lần như vậy mình phải có lý do mới để liên hệ lại, không phải chỉ hỏi “anh xem báo giá chưa ạ”. Dân trong nghề gọi đó là follow-up (liên hệ lại sau lần chào đầu), và mình dám nói phần lớn đơn được chốt nhờ follow-up chứ không nhờ màn chào hàng đầu tiên.
Người mới hay bỏ cuộc sau lần nhắc thứ hai, trong khi khách thường chỉ thật sự nghiêm túc từ lần thứ ba, thứ tư.
Buổi chiều gặp khách thì nói chuyện gì?
Buổi gặp mà mình thấy hiệu quả thường có cấu trúc đơn giản. Mình hỏi về tình hình hiện tại của họ: đang dùng máy gì, hỏng vặt bao lâu một lần, ai sửa, mỗi tháng in bao nhiêu trang. Mình nghe nhiều hơn nói. Chỉ khi đã thấy rõ vấn đề, ví dụ phòng kế toán in hóa đơn dồn cuối tháng mà máy cũ kẹt giấy liên tục, mình mới đưa ra phương án.
Sau buổi gặp là phần ít được nhắc: làm báo giá (bảng giá kèm điều kiện giao hàng, bảo hành, thanh toán) cho chuẩn. Một báo giá sai mã sản phẩm hay quên ghi thời hạn hiệu lực có thể khiến mình phải bán lỗ hoặc mất đơn. Mình từng gửi báo giá thiếu phí lắp đặt, khách ký xong mới phát hiện, cuối cùng phải xin sếp cho chịu phần đó.
Phần này nằm chung trong bức tranh lớn hơn của cả nghề. Nếu bạn chưa rõ vị trí này đứng ở đâu so với telesales, bán lẻ hay account, có thể đọc phần tổng quan nghề bán hàng và kinh doanh trước rồi quay lại đây.
Những việc không ai kể trong tin tuyển dụng là gì?
Cuối ngày, sau khi khách đã về, mới là lúc dọn đống việc hành chính. Mình liệt kê ra đây vì người mới hay bất ngờ với khối lượng của nó:
– Cập nhật ghi chú từng cuộc gọi, cuộc gặp vào CRM để tuần sau còn nhớ khách đã nói gì.
– Theo dõi hợp đồng đã ký: hàng giao chưa, khách nhận đủ chưa, hóa đơn điện tử đã xuất chưa.
– Nhắc công nợ với những khách quá hạn thanh toán, việc này nhiều công ty giao thẳng cho sale.
– Làm báo cáo doanh số tuần hoặc tháng gửi trưởng nhóm.
Riêng chuyện công nợ, nhiều bạn không thích vì phải “đòi tiền”. Nhưng ở nhiều công ty, hoa hồng chỉ tính trên tiền đã thu về, nên đòi được nợ cũng là giữ thu nhập của chính mình.
Nhà tuyển dụng thật ra cần gì ở người mới?
Mình từng ngồi phỏng vấn cùng sếp khá nhiều lần. Với người chưa có kinh nghiệm, những gì được để ý nhiều nhất không nằm trong bằng cấp.
Thứ nhất là thái độ khi bị hỏi vặn. Sếp mình hay giả làm khách khó tính, gạt đi mọi thứ ứng viên nói. Người phản ứng bình tĩnh, hỏi lại “anh đang lo điều gì nhất” được điểm cao hơn người nói trơn tru mà cãi lại. Thứ hai là sự chủ động: có tự tìm hiểu công ty trước khi tới không, có hỏi lại về chỉ tiêu, cách tính lương không. Thứ ba là kỹ năng cơ bản với công cụ, như dùng email cho đàng hoàng, biết Excel đủ để làm bảng báo giá, chịu học phần mềm CRM.
Kinh nghiệm thì tất nhiên có lợi, nhưng ở cấp nhân viên mình thấy nhiều nơi sẵn sàng đào tạo nếu thấy ứng viên chịu khó.
Cái được và cái mệt của công việc này?
Cái được rõ nhất là kết quả gắn với công sức. Làm tốt thì thấy ngay trong bảng doanh số và trong phần hoa hồng, không phải chờ đánh giá cuối năm. Sau vài năm, bạn còn có một mạng lưới quen biết trong ngành mà rất ít nghề văn phòng khác cho được.
Cái mệt là áp lực chỉ tiêu mỗi tháng làm mới lại từ đầu. Tháng này đạt, tháng sau vẫn phải chạy tiếp. Những tháng đầu thu nhập thường thấp vì chưa có khách quen, và việc bị từ chối liên tục làm nhiều người nản trong ba tháng đầu.
Có bạn hỏi mình: nhân viên kinh doanh với nhân viên bán hàng có khác nhau không? Ở nhiều công ty hai tên gọi dùng lẫn lộn, nhưng thường “bán hàng” nghiêng về giao dịch ở điểm bán, còn “kinh doanh” phải tự tìm khách và gánh chỉ tiêu doanh thu rộng hơn. Bạn khác hỏi: có phải đi thị trường suốt không? Tùy ngành, bán cho doanh nghiệp hoặc hàng công nghiệp thì đi nhiều, còn bán khóa học hay bảo hiểm qua điện thoại thì chủ yếu ngồi văn phòng.
Nếu bạn sắp nhận việc, một lời khuyên nhỏ: ba tháng đầu đừng đo mình bằng doanh số. Đo bằng số cuộc gọi, số cuộc gặp, số báo giá đã gửi. Khi những con số đó đủ đều, doanh số sẽ tới sau, thường chậm hơn bạn mong một chút.
